Zu § 8 (Beschwerdeverfahren)
Zu Absatz 1
Unternehmen können entweder ein unternehmensinternes Beschwerdeverfahren einrichten oder sich an einem entsprechenden externen Beschwerdeverfahren beteiligen. In Betracht kommt etwa ein Beschwerdemechanismus, der unternehmensübergreifend von einem Branchenverband eingerichtet worden ist. Wendet sich eine unmittelbar betroffene Person an das Unternehmen und verschafft dieser Kenntnisse über Sachverhalte nach § 2 Absatz 2 oder Absatz 4 dieses Gesetzes, so ist der Eingang des Hinweises zu bestätigen und zu dokumentieren. Das Unterneh- men wird durch den Hinweis der unmittelbar betroffenen Person in die Lage versetzt, Kontakt aufzunehmen, um seinen weitergehenden Sorgfaltspflichten zu entsprechen. Das Unternehmen kann, etwa zur Vermeidung von Re- putationsrisiken oder mit dem Ziel der Widergutmachung nach § 24 Abs. 4 Nr. 7, ein Verfahren zur einvernehm- lichen Beilegung anbieten.
Zu Absatz 2, Absatz 3 und Absatz 4
§ 8 Absätze 2 bis 4 definieren Schlüsselkriterien, die gewährleisten, dass das Beschwerdeverfahren wirksam und unparteiisch ausgestaltet ist: Nach Absatz 2 muss schriftlich eine angemessene Verfahrensordnung festgelegt wer- den, die einen vorhersehbaren zeitlichen Rahmen für jede Verfahrensstufe sowie klare Aussagen zu den verfüg- baren Arten von Abläufen festlegt.
Nach Absatz 4 muss die Verfahrensweise transparent sein, d.h. die Nutzer sollten regelmäßig darüber informiert werden, wie mit ihren Informationen verfahren wird, um Vertrauen in die Wirksamkeit zu bilden.
Die Zielgruppen des Beschwerdemechanismus sollten bei Gestaltung des Verfahrens konsultiert werden.
Zugang und Nutzung des Mechanismus ist zu gewährleisten, zum Beispiel durch die Bereitstellung einer barrie- refreien Website oder von barrierefreien Beschwerdeformularen und Email-Adressen. Denjenigen, die im Hin- blick auf den Zugang unter Umständen vor besonderen Hindernissen stehen, ist ausreichende Unterstützung zu bieten. Zugangshindernisse können unter anderem mangelnde Kenntnis des Mechanismus, Sprache, Lese- und Schreibvermögen, Kosten, Standort und Furcht vor Repressalien sein.
Die Bereitstellung öffentlicher Informationen dient dazu, dass potenzielle Nutzer den Mechanismus auch in An- spruch nehmen.
Ein Nutzer darf keine Nachteile durch die Inanspruchnahme des Beschwerdemechanismus erleiden. Die dafür notwendige Vertraulichkeit der Identität und der Datenschutz sind zu gewährleisten.
Zu Absatz 5
Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens ist mindestens einmal im Jahr oder anlassbezogen zu überprüfen, etwa vor Aufnahme einer neuen Tätigkeit oder Beziehung, vor strategischen Entscheidungen oder Veränderungen in der Geschäftstätigkeit etwa durch einen bevorstehenden Markteintritt, Produkteinführung, Veränderung der Geschäftsgrundsätze oder umfassenderen geschäftlichen Veränderungen. Eine Analyse kann auch als Reaktion oder in Vorausschau auf Veränderungen im Geschäftsumfeld notwendig sein. Die Pflicht zur anlassbezogenen Überprüfung gilt jedoch nur für wesentliche Änderungen, wenn das Unternehmen mit einer veränderten oder erweiterten Risikolage in der Lieferkette rechnen muss.